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Intranet: che cos'è, come si progetta

Un sito Intranet è un sito studiato per essere usato dai dipendenti di un'azienda. I dipendenti cercano sul sito Intranet informazioni utili al loro lavoro. Per esempio, un dipendente può cercare sull'Intranet aziendale un catalogo, il numero di telefono di un collega, l'ultimo co-municato interno dell'amministratore delegato.


Vantaggi di un sito Intranet
Differenze tra un sito Internet e un'Intranet
Progettare un'Intranet


Vantaggi di un sito Intranet

1. Il lavoro dei dipendenti è semplificato, perché hanno accesso rapi-do alle informazioni utili al loro lavoro (cataloghi, manuali d'istruzioni, comunicati interni, modulistica interna ecc.).

2. I dipendenti possono mettere in comune le loro esperienze.

3. L'azienda risparmia tempo e denaro.

4. Si crea tra i dipendenti il senso di appartenenza a una comunità.

5. I dipendenti che lavorano presso clienti o sedi decentrate si sen-tono meno isolati.

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Differenze tra un sito Internet e un'Intranet

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1. Un sito Internet è disponibile a tutto il pubblico del web. Un'Intra-net è disponibile solo ai dipendenti aziendali. Perciò, mentre un sito Internet è un mondo aperto, un'Intranet è un mondo chiuso.

2. In genere, il numero di pagine di un'Intranet è da 10 a 100 volte più numeroso del sito Internet aziendale.

3. Il sito Intranet aziendale ha una grafica e un'impaginazione diver-sa dal sito Internet aziendale. Così i dipendenti capiscono subito se si trovano su uno o sull'altro, cioè se stanno leggendo informazioni disponibili al pubblico o riservate all'azienda.

4. In genere, un sito Intranet è diviso in più sezioni, perché rispec-chia la divisione in vari reparti dell'azienda. Per esempio, c'è una se-zione del reparto commerciale, una dell'amministrazione, una del marketing ecc. Invece, il sito Internet aziendale riunisce i vari reparti (spesso sotto la voce "Chi siamo"), perché l'azienda deve presentar-si al pubblico del web come un unico soggetto.

5. A differenza degli utenti del web, si conoscono i modelli di pc e le versioni di browser che gli utenti dell'Intranet usano. Perciò, un pro-getto per un'Intranet dà per scontato una bassa diversità tecnologi-ca degli utenti.

6. Al contrario di un sito Internet, un'Intranet può imporre agli utenti (cioè ai dipendenti aziendali) l'uso di una certa piattaforma, di un certo browser e di una sua specifica versione.

7. In un'Intranet si possono usare (senza esagerare) il gergo azien-dale e i termini tecnici propri di ogni reparto. Ciò va evitato nel sito Internet aziendale: gli utenti raramente conoscono il gergo azienda-le e i termini tecnici usati nei vari reparti.


Progettare un'Intranet

1. Mettiti nei panni del personale aziendale.

2. Progetta un'interfaccia completamente diversa da quella del sito Internet aziendale. Così, fai capire subito ai dipendenti se si trovano sull'Intranet (le cui informazioni sono riservate) o sul sito Internet a-ziendale (le cui informazioni sono disponibili al pubblico). In particola-re, nessun elemento grafico dev'essere quello del sito Internet. L'In-tranet deve avere addirittura un logo (che linka alla homepage del-l'Intranet) diverso da quello del sito Internet.

3. La struttura dell'Intranet deve copiare la struttura organizzativa aziendale. Cioè: ogni reparto deve avere la sua sezione.

4. Usa le regole web writing. Puoi usare il gergo aziendale, ma sen-za esagerare. Metti in ogni pagina un link al glossario dei termini e degli acronimi aziendali.

5. Usa le regole della web usability.

6. Crea una pagina personale per ogni dipendente (con foto, contat-ti e un breve curiculum). Mettici un link all'ufficio in cui lavora e alla pagine dei progetti a cui partecipa o a cui ha partecipato.

7. Crea una pagina per ogni reparto. Mettici un link alla pagina di o-gni componente e alle unità organizzative immediatamente superiori e inferiori nella struttura aziendale. Le pagine dei reparti devono a-vere link ai loro progetti.

8. Crea una pagina per ogni progetto. Mettici un link alla pagina per-sonale di ogni partecipante.

9. Inserisci un motore di ricerca, in ogni pagina. Il motore di ricerca deve avere prestazioni elevate.

10. Metti la data a ogni pagina.

11. Il browser deve aprirsi sulla homepage della Intranet. Il browser dev'essere più semplice possibile: via i pulsanti non strettamente u-tili (come "Preferiti"). Il pulsante "Cerca" del browser deve collegarsi al motore di ricerca dell'Intranet. Il pulsante "Posta" del browser de-ve collegarsi al programma di posta elettronica aziendale.

12. Crea delle community. Ne esistono di tre tipi per l'Intranet:
.: community di settore;
.: community di pratiche legate alle competenze;
.: community di relazioni legate ai valori aziendali.

13. Oltre al menu di navigazione, metti in homepage dell'Intranet:
.: Notizie importanti aggiornate (con link alle rispettive sezioni).
.: Piccoli box con informazioni minori (con link alle rispettive sezioni).
.: I 5-10 documenti della modulistica interna più usati dai dipendenti (con link all'archivio di tutti i documenti).
.: I link ai forum delle varie community.
.: Le scorciatoie verso pagine profonde ma importanti del sito.

14. Su ogni pagina, metti il "cercapersone", cioè quella specie di guida che dà, per ogni dipendente, il numero di telefono interno e di cellulare, la e-mail, la sede di lavoro, la foto, i nominativi dei colleghi di stanza ecc.